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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN S.A, es una  entidad sin ánimo de lucro, legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con NIT 900.178.690-0, y con licencia de funcionamiento actualizada No. 0788 de julio de 2014, otorgada por la Secretaría de Educación de Montería, cuya sede principal se encuentra en la Carrera 6 No. 33 – 02 en la ciudad de Montería.

Contacto Email: [email protected]

Mediante el presente documento, INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN da a conocer las políticas mediante las cuales realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares indicados en las siguientes cláusulas, previo reconocimiento y aplicación de los antecedentes normativos tales como: Constitución Política: artículo 15, Ley 1266 de 2008, ley 1581 de 2012. Decretos reglamentarios: 1727 de 2009 y 2952 de 2010. Decreto Reglamentario parcial: 1377 de 2013. Y Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

CLÁUSULAS

Aplicación:

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN o cualquier otro producto propiedad de la institución, cuyo titular sea una persona natural.

Parágrafo: Cuando esta Política se refiera a INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, se entenderá que incluye también las marcas propias de la Institución.

Definiciones

2.1  Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2.2  Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2.3  Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

2.4  Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

2.5  Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.7  Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.8  Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual, y los datos biométricos.

2.9  Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

2.10  Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

2.11  Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN. Se considerarán titulares las siguientes personas naturales: estudiante matriculado, aspirante a estudiante, egresado,  empleado, ex empleado, contratista, proveedor, pensionado 

2.12  Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.13  Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.14  Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

el INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN respeta y aplica para el tratamiento de datos personales de los titulares:

3.1  Legalidad: cada actuación relacionada con el tratamiento de datos personales de los titulares deberá ajustarse a la normatividad vigente sobre la materia.

3.2  Finalidad: el tratamiento de datos personales de los titulares tiene como finalidad respetar la normatividad vigente y específicamente, proteger la información de los titulares contenida en las bases de datos del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, así como velar por los derechos de tales titulares en todo lo relacionado con el tratamiento de tales datos.

3.3  Libertad: los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

3.4  Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5  Transparencia: en el tratamiento de datos personales, INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

3.6  Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, será de medio.

3.7  Seguridad: la información sujeta a tratamiento por el INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.8  Confidencialidad: todas las personas que en el INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Derechos del titular de la información:

El titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado o a quien el titular hubiere delegado, podrán ejercer los siguientes derechos:

4.1  Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN en su condición de responsable del tratamiento.

4.2  Solicitar prueba de la autorización otorgada a INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización

4.3  Ser informado por el INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4.4  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN.

4.5  Las demás que indique la ley vigente.

Derechos de los adolescentes en el tratamiento de datos personales:

INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN respetará los datos personales de adolescentes y le dará el tratamiento indicado en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, para lo cual, solicitará autorización al padre/madre, representante o tutor del menor para establecer contacto con éstos y utilizar su información, para los fines legítimos del giro ordinario de las actividades académicas, comerciales y educativas del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, siempre que se respete el interés superior de los menores y se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los mismos.

El padre/madre, representante o tutor del menor de edad, tendrá la posibilidad de solicitar a INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN la eliminación de la información del menor contenida en la base de datos del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, procedimiento que podrá solicitarlo mediante el envío de un correo electrónico dirigido a [email protected]

Deberes del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN

6.1  Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

6.2  Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales, cuando ésta haya sido solicitada mediante el envío de correos electrónicos o entregada en formato físico. Cuando la autorización haya sido otorgada por el titular de manera verbal en una conversación telefónica, INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN debe conservar el registro de la grabación.

6.3  Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

6.4  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.5  Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.6  Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

6.7  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

6.8  Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

6.9  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

6.10  Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

6.11  Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

6.12  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

6.13  Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

6.14  Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

6.15  Velar por el uso adecuado de los datos personales de los adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

6.16  Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.

6.17  Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

6.18  Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

6.19  Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

6.20  Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

6.21  Elaborar un documento denominado “Aviso de Privacidad” en formato físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales.

Autorización y consentimiento del titular:

INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

7.1  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

7.2  Datos de naturaleza pública.

7.3  Casos de urgencia médica o sanitaria.

7.4  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Cuando INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN solicite la autorización mediante correo electrónico, la no respuesta por parte del titular en un período no superior a 30 días (hábiles) será interpretada para INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN como una aceptación del titular para que INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN haga uso de su información.

INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos

Finalidad del tratamiento de los datos personales de los titulares:

INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN realizará el tratamiento y protección de los datos personales de los titulares con la finalidad de darle cumplimiento a la ley vigente y para facilitar el desarrollo de su operación educativa y comercial, para lo cual, hará uso de los datos personales entre otras para el envío de información relacionada con:

8.1  Programas académicos

8.2  Programas de Educación Continua

8.3  Eventos institucionales (deportivos, culturales, de esparcimiento, etc.)

8.4  Promociones o descuentos relacionados con nuestros servicios educativos.

8.5  Planes de fidelización

8.6  Oportunidades de empleo

8.7  Establecer contacto con egresados

8.8  Encuestas

8.9  Noticias sobre la institución

Entre otros,

Tales finalidades no incluyen la recolección y uso de los datos de los estudiantes matriculados en INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN cuando quiera que éstos vayan a ser utilizados para el cumplimiento de fines estrictamente académicos y formativos y que correspondan al envío de información, entre otros, como notas académicas, control de asistencia, cancelación de clases, actividades de bienestar, novedades en el proceso formativo y en general, toda información que de una u otra forma, el INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN deba darle a conocer al estudiante matriculado en cumplimiento de sus reglamentos académicos y políticas institucionales.

Datos sensibles:

INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN podrá hacer uso de tales datos cuando:

9.1  El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

9.2  El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

9.3  El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

9.4  El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,   ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

9.5  El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los

Titulares. Para el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular

Procedimiento para consultas y reclamos:

Al Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta ante el encargado del tratamiento de datos en INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN.

10.1  Consultas: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información del Titular que repose en la base de datos de INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN quien deberá suministrar a éstos, la información solicitada. La consulta deberá ser formulada enviando un correo electrónico [email protected] o mediante documento escrito radicado en la Oficina de Registro y Control del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2  Reclamos: el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o de sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo ante el encargado del tratamiento de datos en INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

10.2.1  Formular el reclamo mediante solicitud dirigida a la Oficina de Registro y Control del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, indicando la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

10.2.2  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

10.2.3  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

10.2.4  Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

10.2.5  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Garantía de seguridad en la información:

INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN garantiza a los titulares el tratamiento responsable de sus datos personales, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, para lo cual, cuenta con una plataforma tecnológica que facilita la operación de recolección y uso de los datos de los titulares, plataforma manejada por personal capacitado y entrenado que permanentemente está siendo actualizada. Los responsables de brindar la garantía de seguridad de las bases de datos del INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN, tienen entre otras, las siguientes funciones:

11.1  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.2  Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

11.3  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

La presente política se hace pública para los titulares y el público en general el día 19 del mes de Septiembre del año 2016.

INSTITUTO TECNÓLOGICO SAN AGUSTÍN

CARLOS  ISAAC MANNING BULA

DIRECTOR GENERAL

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